Folyamatszervezés
A folyamat egy adott strukturált, mérhető tevékenységsor, amelynek célja egy speciális termék, vagy szolgáltatás előállítása adott fogyasztó vagy piac számára. A folyamat a munkatevékenységek speciális sorrendje, kezdő és végponttal, világosan meghatározott bemenetekkel és kimenetekkel idő és térbeli tényezőket figyelembe véve, azaz: a működés struktúrája.
A folyamatstruktúra dinamikus szemléletben mutatja meg a szervezet értékképzését. A folyamatnak van költség- és idővonzata, az eredményének van minősége, és kapcsolódik hozzá fogyasztói megelégedettség.
Folyamatszervezésre egy adott cég életében akkor kerül sor, ha a
- folyamatokért senki sem felelős,
- vevőkkel teljes körűen nem foglalkozik senki,
- a működési költségek emelkednek,
- vagy informatikai rendszer kerül bevezetése.
A folyamatszervezési tevékenység egy cég üzleti folyamatainak egy adott időpontban történő felmérését (helyzetfelmérés), a folyamatok rögzítését (folyamatábra) a folyamatok elemzését és az optimális működés érdekében a folyamatok menetének megváltoztatására tett javaslatot foglalja magában.
A javasolt új működési folyamatokat a vezetői döntés után a meghatározott módszernek megfelelően rögzíteni kell, az optimális folyamatokról a cég munkatársait tájékoztatni (oktatás) kell.
A tényfolyamatok elemzése és az optimalizált tervfolyamatok leírása az alapja minden üzleti folyamat – fejlesztési projektnek. A kidolgozott modellek megteremtik a szükséges áttekinthetőséget, láthatóvá teszik az optimalizálási lehetőségeket.
Az üzleti folyamatok teljes körű átstrukturálásának (BPR – Business Process Reengineering) célja az értékteremtő folyamatok megreformálása, amely hosszú távú stratégiai döntésen kell, hogy alapuljon. A gazdasági megfontolások mellett a piaci környezet, jogszabályi változások, vagy akár a technológiai fejlődés is rákényszerítheti a szervezeteket a működési folyamataik alapvető átgondolására. A BPR projektek célja a hosszú távú stabilitás, versenyképesség biztosítása a belső folyamatok átszervezése által. Ez általában az informatikai lehetőségek széleskörű kiaknázását igényli.
Az üzleti folyamatok kis léptékű, optimalizáló fejlesztése (BPI – Business Process Improvement) a hatékonyságnövelést és az erőforrásgazdálkodás javítását szolgálja. Itt a hangsúly a veszteségek, javítási lehetőségek feltárásán, majd a kritikus pontok fejlesztésén van.
Folyamatok fejlesztése, ábrázolása
A folyamatok fejlesztésének célja mindig az, hogy – a versenyképesség növelése érdekében – a fogyasztók által igényelt termékek és szolgáltatások előállításán és disztribúcióján (bővebben az értékteremtő folyamatokon) javítsunk. A támogató, adminisztratív folyamatok fejlesztésének is ezt a célt kell szolgálnia. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a fejlesztésnek javulást kell előidéznie azon mérőszámokban, melyek alapján a termékek és szolgáltatások értékelése megtörténik a fogyasztók által.
Az üzleti folyamatok formális leírása jelenti az alapot annak átgondolásához, hogy:
- mely tevékenységek automatizálhatók,
- mi az input adatigénye és outputja az egyes tevékenységeknek és folyamatoknak,
- mely tevékenységeket, közbenső állapotok közötti részfolyamatokat lehet hatékonyabban, más módszerrel, eszközökkel, technológiával elvégezni,
- kik az egyes tevékenységek elvégzéséért felelős személyek, milyen speciális kompetenciák szükségesek azok elvégzéséhez,
- mely részfolyamatokat lehet más sorrendben, tevékenységeket összevonva, kötegelve, a felesleges tevékenységeket elhagyva elvégezni a hatékonyság növelése érdekében,
- milyen mérőszámokkal értékelhetők az egyes folyamatok és részfolyamatok,
- milyen eszközöket lehet a folyamatokba építeni a minőségbiztosítás érdekében,
- milyen döntési szituációk jelennek meg a folyamatok mentén.
A folyamatszervezés ajánlott eszközei
ARIS Toolset rendszer
Architecture of Integrated Information Systems
Integrált Információs Rendszerek Eszköztára
Az ARIS egy vállalat leíró, modellező eszközcsaládot takar, mely a vállalatok belső működésének tervezésében, elemzésében, dokumentálásában nyújt segítséget. A társaság belső működésére vonatkozó információk egy grafikus modellező felületen keresztül, az ARIS adatbázisban kerülnek rögzítésre. Ez az adatbázis szolgál alapul a szabályozási rendszer működtetéséhez.
Megkönnyítik a munkát a rendelkezésre álló ágazat specifikus ARIS – referenciamodellek és az SAP R/3 bevezetéshez – üzemeltetéshez, az ISO 9001 minősítéshez és az üzleti folyamatok optimalizálásához létrehozott projektspecifikus eljárásmodellek. Az ARIS – modellek grafikus dokumentációja a lehető legjobb átláthatóságot szolgálja. A projekt teamek és szervezeti egységek közös kommunikációs bázist használnak. A szimuláció segítségével megvizsgálhatóak a folyamatalternatívák és folyamatosan finomíthatóak a modellek. Az ARIS-ban elkészült vállalati modellek kiindulópontul szolgálnak a vállalat információtechnológiai stratégiájához. Így gyorsan és egyértelműen eldönthető, hogy mely alkalmazási szoftverek elégítik ki leginkább a vállalat igényeit.
Az ARIS-Toolset használatával a felhasználó álma, “azaz az informatikai rendszerek illeszkedjenek a megvalósítandó szervezethez – és nem fordítva”, realitássá válhat. Az ARIS-Toolset segítségével a vállalati szervezet valósághű leképezése igazi kiindulópontja lehet az informatikai alkalmazásoknak.
BIZAGI BPMN Process Modeler rendszer
A BizAgi egy ingyenes alkalmazás, amely nagyon könnyen használható, és segítségével könnyű megkezdeni a folyamatok felvételét és dokumentálását a szervezetben.
A BizAgi BPMN Process Modeler szerves részét képezi a BizAgi BPM Suite.
Miután a folyamatok ábrázolása befejeződött a BizAgi BPMN folyamatmodellező rendszerben, akkor elkezdhetjük a folyamatok lefutásának automatizálását a rendszerben olyan módon, hogy működésük a szervezet funkcióit hatékonyabban tudják támogatni.
A folyamatok automatizálása azt jelenti, hogy az alkalmazás végrehajtja és ellenőrzi a folyamatot a tervezésnek megfelelően.
A BizAgi egyedülálló a folyamatmenedzsment piacon, mivel lehetővé teszi a programozás nélküli automatizálást.
Ügyvitelszervezés
A törvényeknek és jogszabályoknak, valamint a cég céljainak megfelelő működés érdekében történő belső szabályozási rendszer kialakítása.
Az ügyvitelszervezés során el kell készíteni a cég működését szabályozó Szervezeti Működési Szabályzatot, a számviteli előírásoknak megfelelő számviteli és elszámolási szabályozásokat, valamint az üzleti folyamatok zavartalan működéséhez szükséges belső szabályozásokat.
A folyamatszervezési tevékenységet mindig követnie kell az új működési folyamatoknak megfelelő ügyviteli szabályzatok elkészítésének.